Software como servicio (SaaS). 3 Aspectos a considerar para no desilusionarte después.

Probablemente tengas las necesidad de disminuir tus costos tanto de inversión o de operación de TI y además estás enfrentando un crecimiento importante de tu negocio. Seguramente has visto una serie de soluciones de software en la nuble (cloud), que prometen conseguir los objetivos de tu organización. Solo mencionaré como preámbulo que a este tipo de soluciones se les conoce como soluciones en la nube o software como servicios (SaaS). En este artículo te voy a entregar 3 aspectos importantes a tener en cuenta antes de seleccionar e implementar una de estas soluciones, con el fin de que no tengas una desilusión una vez que comienzas a implementarla y utilizarla.

Cuando te encuentras con un software como servicio (SaaS), significa que vas a tener acceso a un software con sus múltiples prestaciones que estará en la infraestructura y plataforma de administración de un mismo proveedor que será responsable de cumplir los SLA que has contratado y de la seguridad de la infraestructura y plataforma. Como cliente deberás tomar la responsabilidad de los roles de administración de permisos, roles y usuarios que puedan acceder a la aplicación, como también de la gestión financiera por los costos recurrentes que implica el servicio. Deberás también tener una persona o más como punto de contacto con el proveedor para escalar eventuales problemas del servicio y afrontar la actualización de versiones para todos los clientes que este tipo de soluciones provee periódicamente.

El primer aspecto que debes tener en consideración es que existen en el mercado aplicaciones que fueron desarrolladas 100% en la nube y otras que fueron trasladadas desde una plataforma onpremise a la plataforma de la nube. Debes consultar esto, ya que si bien la funcionalidad puede ser muy rica, a la hora que tengas que enfrentar la necesidad de integrar nuevas aplicaciones o incorporar o adaptar funcionalidades te puedes encontrar con lo siguiente:

• La aplicación trasladada a la nube provee un conjunto de API's de integración bien definido, que puede limitar en parte la necesidad de integrar otras soluciones con la aplicación. En este punto solo te quedará negociar con el proveedor en la nube para que te pueda desarrollar las API's que necesitas, las cuales seguramente serán candidatas para ser incorporadas a un roadmap y que podrás tener en el futuro...

• La aplicación trasladada puede ser muy rica en funcionalidades y capacidades de integración, pero si necesitas agregar alguna necesidad que no la cubre, deberás pensar en desarrollar algo "por el lado", que permita completar la solución a tus necesidades. Ejemplos típicos son las planillas de cálculo y macros que te permiten explotar o complementar tus necesidades.

Debes conocer las características técnicas, de seguridad y funcionales del software en la nube para evaluar si satisface tus necesidades de integración, flexibilidad, visión de negocio y crecimiento de tu organización.

El segundo punto a considerar es el esquema de licenciamiento que tiene la aplicación. Aquí te puedes encontrar en general con al menos dos tipos:

• En base a suscripción de usuarios. En este tipo de suscripciones tienes acceso a un conjunto de funcionalidades con límites de almacenamiento, envío de correos por período de tiempo, llamadas a API por período de tiempo y otros límites que debes estudiar cuidadosamente para ver si satisfacen tus necesidades de negocio. Lo cierto es que basta con pagar la suscripción y ya tienes el software funcionando. Si tu negocio lo requiere deberás invertir en un proyecto de configuración, capacitación y desarrollo de interfaces de integración con tus otros sistemas.

• En base a suscripciones y un conjunto de suscripciones de servicio (sanbox, servicios), por organización que te permitan acceder a capacidades básicas o más avanzadas. En este caso, a parte de las características de la suscripción por usuario mencionadas, debes considerar que con comprar una suscripción de usuario no basta para que puedas explotar tu aplicación, deberás considerar las suscripciones base para, por ejemplo, tener acceso a un ambiente sandbox y servicios del sistema para tu organización. Si tu negocio lo requiere deberás invertir en un proyecto de configuración, capacitación y desarrollo de interfaces de integración con tus otros sistemas.

El esquema de suscripciones y límites debes tenerlo muy en cuenta para proyectar los costos recurrentes y no poner en riesgo la posibilidad de crecimiento de tu empresa.

El tercer aspecto importante tiene que ver con desarrollar las competencias digitales de los usuarios del sistema, ya que este tipo de aplicaciones proporciona variadas herramientas de configuración, elaboración de informes, envío de correos y automatizaciones que no requieren saber de lenguajes de programación. Este es un punto muy importante, ya que la dependencia típica de las áreas de negocio con la unidad de TI debería reducirse y el usuario final tomar el empoderamiento de la solución, lo cual lleva a menores tiempos de despliegue de nuevas capacidades de la aplicación.

Hay un cambio cultural en la adopción de las soluciones SaaS que impacta positivamente a las áreas de negocio como de TI, ayudándolas a concentrarse en lo que mejor saben hacer cada una de ellas.

Si deseas conocer más, evaluar una solución o conocer como implementarla, puedes contactarnos para conversar.

Pedro González Abrigo

Consultor y fundador

www.piga-sys.com