Marco de trabajo Scrum. Aplicación a un proyecto de migración y mudanza de Data Center.

Existen bastantes publicaciones acerca de marcos de trabajo ágiles y su aplicación al desarrollo de software y en un menor grado casos reales de como estos pueden aplicar a proyectos de infraestructura TI. En este artículo hago un resumen de una experiencia

de hace algunos años atrás, donde participé como project manager en un programa de migración y mudanza de servidores desde un datacenter a otro.

El programa consideraba el traslado de los servicios y la infraestructura de servidores, como la virtualización de estos cuando fuera factible, hacia un nuevo proveedor de data center. Este programa llevaba ya sus años en ejecución y me tocó incorporarme en el último tramo donde el avance no estaba de acuerdo a lo planificado.

Aquí es donde surgió la idea de incorporar una de la herramientas de visualización más potentes que he encontrado para comunicar el avance del proyecto y sus tendencias a los interesados. Me refiero al burndown chart, el cual permitió mostrar semana a semana la cantidad de servicios e infraestructura de servidores que faltaba trasladar, facilitando la comunicación y la motivación a completar el proyecto en los plazos establecidos.

Este artefacto de visualización tomada del marco de trabajo Scrum fue adoptada rápidamente por el jefe de programa y puesto en práctica para la toma de decisiones de la gerencia TI, complementando las típicas curvas tipo S del trabajo planificado v/s el trabajo real, logrando un entendimiento instantáneo de la situación de avance del programa y de sus proyecciones de término.

Ejemplo Burndown Chart proyecto migración y traslado de servidores

Otro elemento tomado del marco de trabajo Scrum, fue el daily stand-up meeting, donde en un tiempo limitado a no más de 20 minutos, el equipo se concentraba en comunicar las actividades completadas el día anterior, a realizar en el día, y sobre todo, en levantar los aspectos que impedían el avance.

Los daily stand-up meetings (o reuniones diarias), resultaron en una herramienta importante para mantener al equipo en sintonía y en colaboración, compartiendo tips para resolver los impedimentos enfrentados.

Otros elementos que son factibles de incorporar desde el marco de trabajo Scrum a proyectos de esta naturaleza son:

Backlog del programa. En este backlog se puede incorporar los servicios como Épicas y los servidores como historias de usuario.

​Priorización del backlog. Priorizar en función del valor para el negocio que tienen los servicios.

Uso de tablero Kanban. Visualizar el flujo de proceso para este tipo de proyecto y determinar la capacidad y velocidad del equipo, cuellos de botella del proceso y ajustar donde corresponda.

​Restrospección. Generar instancias para detectar oportunidades de mejora, prácticas a evitar y mantener, facilitando la mejora continua del equipo para el programa.

Por último no hay que dejar de lado la realidad de este tipo de proyectos, donde una vez llegado a la instancia de ejecutar el traslado, es necesario un plan de actividades detallado minuto a minuto y un importante grado de coordinación, donde nuevamente las herramientas de colaboración son fundamentales.

En resumen, en base a mi experiencia, la utilidad de las herramientas y prácticas Scrum traen beneficios a los equipos e interesados de este tipo de proyectos. La motivación, involucramiento, autogestión y colaboración, más el compromiso de todos los actores redundan en proyectos exitosos y equipos felices.

Si deseas conocer más de esta experiencia y como aplicarla a la realidad de tu organización, puedes contactarnos para conversar.

Que tengan una excelente semana!!!